Schreibt, antwortet, formuliert um – in Sekunden.
Direkt in Outlook. Mit Ihren eigenen Wunsch-Templates. Streng nach Ihrer KI-Unternehmensrichtlinie. Und der härtesten DSGVO-Schutzgrenze, die Sie aus einem KI-Tool kennen.
Ein realer Vorfall aus dem Disponenten-Alltag: stressige Antwort zwischen zwei Telefonaten – die Mail-KI verwandelt sie in eine verbindliche, professionelle Nachricht. Ohne dass die KI den Anhang sieht.
Die KI hat den Stil Ihres Unternehmens übernommen, Pflicht-Anrede „Sehr geehrte/r" aus Ihrer Richtlinie eingesetzt – und die beiden PDF-Anhänge nie geöffnet. Sie blieben im Postfach. Punkt.
Wir nennen es die Attachment-Wall: eine technische Grenze, die Anhänge gar nicht erst in den Verarbeitungspfad der KI lässt. Kein Opt-in, kein „bitte deaktivieren" – default-on.
Das Plugin sitzt unauffällig im Outlook-Menüband und beschleunigt jeden Schritt – vom Entwurf bis zur final geschliffenen Antwort.
Markieren Sie eine eingegangene Mail – die KI formuliert in Ihrem Schreibstil eine vollständige Antwort. Kürzer, höflicher, verbindlicher oder direkter – per Klick.
Bestehenden Text markieren und umformulieren lassen: professioneller, freundlicher, kürzer, in anderer Sprache. Der Rest Ihrer Mail bleibt unangetastet.
Hinterlegen Sie Ihre wichtigsten Standardmails als Templates – die KI füllt sie pro Empfänger individuell aus. Teamweit teilbar, beliebig erweiterbar.
Konfigurieren Sie zentral, was die KI darf – und was nicht. Verbotswörter, Pflichtformulierungen, Signaturregeln und Compliance-Vorgaben werden bei jeder Antwort eingehalten.
Sie kennen Ihre wichtigsten Standardmails. Wir geben Ihnen die Bibliothek dazu – und die KI füllt sie pro Empfänger individuell aus. Beliebig erweiterbar, teamweit teilbar.
Mit Preis-Platzhalter, Laufzeit und automatisch personalisierter Anrede.
Höflich-verbindliche Reminder-Mail, wenn auf Ihr Angebot noch keine Antwort kam.
Mit dynamischem Datum, Format (vor Ort / Video) und Wegbeschreibung.
Wertschätzende Absage, optional mit Hinweis zur Aufnahme in Ihren Talent-Pool.
Mitarbeitende bestätigen Einsatzzeitraum, Stundenrahmen und Ansprechpartner.
Standardisierte Auskunft zu Lohnbestandteilen – DSGVO-konform formuliert.
Deeskalierender Ton, klare nächste Schritte, automatische Eskalations-CC.
Verbindliche Zahlungserinnerung – ohne ihre Geschäftsbeziehung zu gefährden.
Mit Preis-Platzhalter, Laufzeit und automatisch personalisierter Anrede.
Höflich-verbindliche Reminder-Mail, wenn auf Ihr Angebot noch keine Antwort kam.
Mit dynamischem Datum, Format (vor Ort / Video) und Wegbeschreibung.
Wertschätzende Absage, optional mit Hinweis zur Aufnahme in Ihren Talent-Pool.
Mitarbeitende bestätigen Einsatzzeitraum, Stundenrahmen und Ansprechpartner.
Standardisierte Auskunft zu Lohnbestandteilen – DSGVO-konform formuliert.
Deeskalierender Ton, klare nächste Schritte, automatische Eskalations-CC.
Verbindliche Zahlungserinnerung – ohne ihre Geschäftsbeziehung zu gefährden.
Compliance, Tonalität und Markenstimme – zentral konfiguriert, technisch erzwungen. Keine Empfehlung. Eine harte Regel bei jeder Mail.
Die Richtlinie wird bei jeder generierten Mail durchgesetzt – nicht als Vorschlag, sondern als technische Regel. Was Sie verbieten, wird ersetzt. Was Pflicht ist, wird ergänzt.
Das Plugin integriert sich nativ in Outlook – kein zweites Fenster, kein Tab-Wechsel, kein Copy-Paste.
Die KI-Schaltfläche erscheint direkt im Outlook-Menüband – in jeder eingehenden und ausgehenden Nachricht.
Antworten, umformulieren, übersetzen oder ein Template einfügen – per Klick im Seitenpanel.
Sie sehen den KI-Vorschlag direkt im Mail-Entwurf. Übernehmen, anpassen oder verwerfen – Sie entscheiden.
Final mit Ihrer eigenen Signatur und konform zu Ihrer Unternehmensrichtlinie. Audit-fähig protokolliert.
Allzweck-KIs sind mächtig – aber datenschutzrechtlich oft eine Grauzone. Wir vergleichen offen, wo wir den Unterschied machen.
| Kriterium | ASGARDIS Mail-KI | Microsoft Copilot | ChatGPT (Browser) |
|---|---|---|---|
| Anhänge werden niemals verarbeitet | ✓Garantiert | ✗Werden gelesen | ✗Werden gelesen |
| Hosting in Deutschland | ✓ISO-27001 DE | ~EU optional | ✗USA |
| Kein Training auf Ihren Daten | ✓Vertraglich | ~Tarif-abhängig | ~nur Enterprise |
| AVV nach Art. 28 DSGVO | ✓Standard | ✓Standard | ~nur Business |
| Eigene Templates teamweit teilbar | ✓Out-of-Box | ~begrenzt | ✗Nein |
| Erzwungene KI-Unternehmensrichtlinie | ✓Technisch erzwungen | ✗Nur Empfehlung | ✗Keine |
| Branchen-Templates Personaldienstleister | ✓vorgefertigt | ✗Nein | ✗Nein |
| Audit-Log jeder KI-Interaktion | ✓Vollständig | ~begrenzt | ✗Nein |
Installation als offizielles Microsoft-Add-In über Microsoft 365 Admin Center oder per Sideload. Kein Wechsel der Mail-Infrastruktur, keine Migration.
Windows und macOS – ab Outlook 2019 / Microsoft 365.
Vollständig nutzbar in Outlook on the web und im Browser.
Zentrale Bereitstellung über das M365 Admin Center – per Knopfdruck für alle Nutzer.
Anmeldung über Microsoft Entra ID. Keine zusätzlichen Passwörter, keine Schatten-IT.
Optional verbunden mit ASGARDIS CRM, Recruiting und DMS – für End-to-End-Workflows.
Ohne Internetverbindung läuft Outlook ganz normal weiter. Die KI-Funktion pausiert, Ihre Mails bleiben erreichbar.
Was Datenschutzbeauftragte, IT-Leiter und Geschäftsführer typischerweise wissen wollen.
Ja. Die Verarbeitung erfolgt in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Wir stellen einen vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO sowie die TOMs nach Art. 32 zur Verfügung. Es findet kein Training auf Ihren Inhalten statt.
Nein – und das ist Absicht. Das Plugin liest, öffnet und überträgt keinerlei Anhänge. Es arbeitet ausschließlich mit dem reinen Mailtext, den Sie ihm explizit übergeben. Verträge, Bewerbungsunterlagen, Lohnabrechnungen oder Angebote verlassen Ihr Postfach nicht.
Im Admin-Bereich der Mail-KI hinterlegen Sie beliebig viele Templates. Jedes Template kann dynamische Platzhalter (Empfängername, Position, Datum, Branche) sowie feste Bausteine enthalten. Templates lassen sich pro Team, Standort oder Rolle freischalten – so sieht der Vertrieb andere Vorlagen als das Recruiting.
Sie pflegen Ihre KI-Unternehmensrichtlinie zentral – sie ist Teil des Plugins. Dazu gehören:
Diese Richtlinie wird bei jeder Antwort technisch erzwungen – nicht nur als Empfehlung.
Ja. Das Add-In nutzt das offizielle Microsoft-Add-In-Framework und läuft in Outlook für Windows, Outlook für Mac, Outlook im Web sowie als Teil von Microsoft 365. Die zentrale Bereitstellung erfolgt über das M365 Admin Center.
Typischerweise innerhalb eines Tages. Bereitstellung im M365 Admin Center, Pflege Ihrer KI-Richtlinie und Anlage Ihrer ersten Templates – wir begleiten den Roll-out in einem 60-Minuten-Onboarding.
Immer Sie. Die KI schlägt vor, Sie entscheiden. Es wird keine Mail automatisch versendet. Jeder Vorschlag erscheint im normalen Outlook-Entwurf und kann beliebig nachbearbeitet, übernommen oder verworfen werden.
Wir installieren das Plugin in einer Testumgebung, hinterlegen Ihre erste KI-Richtlinie und zeigen drei Ihrer realen Standard-Mails – live an Ihrem Anwendungsfall.
